Les 7 questions de la semaine – Interview n°19 (E. VALLUET) – AMHG – Association des Managers Hospitaliers de Guadeloupe

Chaque semaine l’AMHG vous invite à faire connaissance avec un manager hospitalier du secteur public ou privé de l’archipel guadeloupéen.

Aujourd’hui nous allons à la rencontre de,

Engebert VALLUET – Cadre responsable du pôle facturation –

Clinique « Centre Médico-Social » (CMS) – Basse-Terre.

AMHG-1 : Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis cadre responsable du pôle facturation de la clinique « Centre Médico-Social ». Cet établissement a été créé en 1954 par le Dr Joseph PITAT et est actuellement géré par le fils le Dr Jean-Claude PITAT. L’activité de la clinique est orientée spécifiquement vers la cancérologie et la gériatrie mais également vers la prise en charge en ambulatoire et en hospitalisation de courte durée et de jour (obésité, prise en charge de la douleur, fragilité et prévention de la dépendance, cicatrisation des plaies…). Nous disposons également d’un service d’imagerie et d’une Pharmacie à Usage Interne et nous faisons de l’hospitalisation à domicile. Je le rappelle, c’est la première structure privée organisée en Guadeloupe.

J’ai pris la responsabilité du service de facturation en juin 1992, à l’issue de mes études et je continue à œuvrer pour la bonne marche de l’établissement. Je me suis engagé à être attentif pour rendre le plus agréable et favorable possible la prise en charge administrative de nos patients.

AMHG-2 : Quel est votre parcours professionnel ?

Avec un Brevet de Technicien Supérieur des secteurs sanitaire et social, une licence en droit économie et gestion et un diplôme d’adjoint des cadres hospitaliers, je manage le pôle stratégique Admission-Facturation depuis une trentaine d’années. Je suis le responsable SAE (Statistique Annuelle des Établissement) et Président de la CIV (Cellule IdentitoVigilance).

AMHG-3 : Parlez-nous de vos différentes missions ?

Manager, animer les équipes en vue d’obtenir la meilleure prise en charge administrative possible des patients et de la facturation efficiente de leur dossier.
Établir la relation avec les différents services et partenaires internes et externes en lien avec le dossier des patients.
Régler tous litiges administratifs en lien avec le recouvrement des frais de séjour des patients,
Assurer le respect de l’application de la réglementation en vigueur, et le suivi de l’admission jusqu’à la facturation définitive et le recouvrement des frais du dossier.
Contrôler et évaluer le travail de mes collaboratrices,
S’assurer de la qualité de leurs prestations et le respect des délais d’exécution conformément à nos procédures en vigueur.
Animer des groupes de travail sur des thématiques visant à améliorer la qualité de l’accueil, de l’admission et de la facturation
Représenter l’établissement à des réunions externes (caisse pivot, SAE…).
Mettre en œuvre des tableaux de bord de suivi de l’activité (admission et facturation)

Les missions permanentes

Établir la facturation des dossiers, USP, SSM, ONCO
Effectuer un contrôle du dossier informatique et s’assurer de la couverture sociale du patient avant la facturation définitive
Effectuer la télétransmission et l’expédition des factures aux différentes caisses et mutuelles et aux patients non affiliés
Établir une facturation intermédiaire pour les longs séjours
Assurer la vérification des actes saisis
Réaliser les séquences de « fin de journée », la télétransmission des flux et la mise à jour du chiffrier manuel
Effectuer le recyclage des tous les dossiers rejetés
Gérer les appels téléphoniques et les réclamations des clients
Établir la déclaration annuelle SAE
Réaliser le tirage mensuel des ventes et des en-cours du mois afin de déterminer les montants des honoraires des médecins
Facturer des molécules onéreuses (UCD) rétrocédées et des produits sanguins
Entretenir un bon contact avec les différents partenaires internes et externes
Assurer l’animation des services et le maintien de la motivation des agents
Assurer l’information ou la formation interne des agents du service notamment sur les évolutions réglementaires dans la prise en charge des frais de séjours des patients
Rédiger les procédures applicables dans le service

Missions ponctuelles ou spécifiques :

Effectuer la mise à jour des paramètres de facturation sur le logiciel SANTE/400/clinique et le paramétrage des nouvelles caisses et nouveaux médecins, actes, fournitures, rubriques et activités.
Participer à des réunions de Responsables de service
Participer et animer les réunions des groupes « accueil » et « identitovigilance » dans le cadre de l’accréditation
Participer à la réflexion dans le cadre de la Démarche Qualité de l’établissement

AMHG-4 : Comment collaborez-vous avec les autres cadres/managers de votre établissement ?

En dehors, des rencontres hebdomadaires avec la Direction, j’apprécie les rencontres et les échanges informels avec les autres responsables de services sur les sujets divers et variés qui concernent le fonctionnement de l’établissement.

AMHG-5 : Quelle est votre vision managériale ?

Ma vision est une vision collaborative. Je cherche toujours à faire participer le plus grand nombre, quand c’est possible, avant d’arrêter une position ou de prendre une décision qui concerne le service ou le groupe. Cette démarche nécessite une capacité d’écoute et un esprit de synthèse entre autres.

AMHG-6 : Votre parcours et vos différentes expériences vous permettent de porter un regard sur l’évolution du management hospitalier. Quels sont selon vous les points forts et/ou à améliorer aujourd’hui ?

Travaillant sur le processus d’admission et de facturation depuis de longues années, j’ai compris que la clé de la réussite se trouvait dans la compréhension même de notre mission administrative et que par conséquent, il convient donc de donner les moyens d’assumer pleinement la responsabilité qui est confiée.

Les réformes successives du financement de la santé ont provoqué de profonds changements et la nécessité de se réorganiser pour s’adapter. Le personnel peut ne pas avoir compris ou tout simplement avoir mal vécu ces évolutions.

Je suis pour la valorisation du personnel administratif, en renforçant la culture générale des agents sur le financement des hôpitaux car une meilleure compréhension leur permettra de véhiculer les bons messages auprès des patients. Je milite pour la promotion des compétences des agents en focalisant la formation par exemple sur les évolutions réglementaires. Je pense qu’il faut aussi stimuler l’intérêt des agents en élargissant leur champ de responsabilité et en instaurant des rencontres hebdomadaires. Enfin, la communication par des notes concernant la veille juridique peut aider dans la prise en charge du patient.

Les dysfonctionnements dans le circuit du patient sont, pour moi, une incitation à toujours rester en alerte, détecter les erreurs et les corriger. A ce sujet, le personnel doit être impliqué dans l’analyse et la recherche de solutions aux problèmes rencontrés.

Aussi, bien informer le Patient me semble être important. Toutes les convictions que j’ai déclinées (ci-dessus) sont au service de cet objectif.

Pour conclure, je crois que manager l’activité Admission/Facturation et recouvrement nécessite la mise en place d’une véritable fonction de pilotage forte et homogène.

AMHG-7 : Quel message souhaitez-vous faire passer aux managers hospitaliers ?

Le secteur hospitalier est un secteur particulier où la bienveillance et la bonne prise en charge du patient doit toujours nous guider. Malgré le côté un peu froid et distant de l’administration ressenti parfois, la prise en charge commence depuis la prise de rendez-vous.

Les petites confidences :

Livre(s) : Je suis auteur de deux recueils de poésie le dernier s’intitule HARO édité par la société des écrivains. J’ai été primé à plusieurs reprises à l’AELA (Académie Européenne Littéraire et Artistique)
Loisirs : Je suis président de l’association Deshaies AVENIR
Musique : J’aime la musique traditionnelle
Personnalités préférées : J’ai du respect pour feu le Dr Félix PROTO, ainsi que le Dr Henri JOSEPH et Dr Jean-Claude PITAT des hommes qui ont une vision prospective
Plat préféré : Je mange de tout suivant mes envies, mais j’ai une préférence pour le « manjé lokal »
Coup de cœur : La découverte du Dr Henri JOSEPH concernant le zèb a pik
Dicton : Demain est un autre jour !